Bài 5. Tăng năng suất làm việc với phần mềm quản lí dự án
TĂNG NĂNG SUẤT LÀM VIỆC VỚI PHẦN MỀM QUẢN LÍ DỰ ÁN
Trong dự án Xây dựng video kỉ yếu lớp 12A1, việc chụp ảnh, quay phim là các nhiệm vụ nhằm thu thập dữ liệu đầu vào để dựng phim. Các bạn muốn lưu trữ, chia sẻ dữ liệu này như các dữ liệu khác của dự án.
Bài học giúp chúng ta tìm hiểu cách GanttProject hỗ trợ người dùng thực hiện các nhiệm vụ này.
Các phần mềm hỗ trợ QLDA đều cung cấp những tính năng nhằm hỗ trợ người dùng tăng năng suất làm việc. Trong số đó, có thể kể đến một số tính năng như cho phép chia sẻ dữ liệu, xuất các thông tin về dự án.
a) Chia sẻ dữ liệu
Chia sẻ dữ liệu ngày nay đã trở thành một nhu cầu thiết yếu với mọi dự án từ nhỏ đến lớn. Chia sẻ dữ liệu giúp tăng cường khả năng cập nhật thông tin về kế hoạch. Việc chia sẻ dữ liệu còn hỗ trợ tính tương tác giữa các thành viên trong dự án.
Phiên bản GanttProject sử dụng để thực hành trong chuyên đề này chưa hỗ trợ dịch vụ đám mây miễn phí. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể chia sẻ dữ liệu dự án bằng cách sử dụng một dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí, chẳng hạn như Google Drive.
b) Chuẩn bị báo cáo
Việc thực hiện các báo cáo định kì, báo cáo tổng kết là một trong những nhu cầu quan trọng trong hoạt động QLDA. Các báo cáo giúp người QLDA cũng như các thành viên dự án có được các thông tin về nhân sự, kinh phí một cách kịp thời.
GanttProject cung cấp tính năng tạo báo cáo tự động, giúp người QLDA có thể tạo ra báo cáo dưới các định dạng khác nhau (tệp html hoặc tệp ảnh .png, tệp tính csv) một cách nhanh chóng và thuận tiện.
GanttProject cung cấp một số tính năng hỗ trợ tăng năng suất làm việc như chia sẻ dữ liệu và tạo báo cáo tự động.
2. THỰC HÀNH
Yêu cầu chung: Sử dụng các tính năng hỗ trợ tăng năng suất làm việc với GanttProject.
Yêu cầu: Tạo các thư mục dữ liệu chung của dự án trên Google Drive và sao chép, dùng chung đường liên kết của từng thư mục với các nhiệm vụ liên quan trong dự án (Bảng 5.1).
| Tên nhiệm vụ trong dự án | Tên thư mục trên Google Drive cần kết nối |
| Viết kịch bản | Kịch bản |
| Thu thập dữ liệu ảnh | Tư liệu ảnh |
| Thu thập dữ liệu video | Tư liệu video |
| Biên tập | Biên tập |
Hướng dẫn:
Bước 1: Truy cập Google Drive của em. Tạo thư mục Dự án Xây dựng video kỉ yếu (Bảng 5.1).
Bước 2: Khởi động phần mềm GanttProject.
Bước 3: Mở tệp dự án Video kỉ yếu 12A1.gan.
Bước 4. Tạo kết nối.
Thực hiện với từng nhiệm vụ trong Bảng 5.1:
Nhiệm vụ 2: Tạo báo cáo tự động
Yêu cầu: Tạo báo cáo dự án tự động dạng pdf. Trước khi tạo báo cáo, tiến độ thực hiện các nhiệm vụ phải được cập nhật như Nhiệm vụ 3 của Bài 4.
Hướng dẫn:
Bước 1: Căn chỉnh các cột của Danh sách nhiệm vụ và Danh sách nguồn lực.
Bước 2: Xuất báo cáo tự động.
Bước 3: Kiểm tra kết quả.
Bước 4: Chia sẻ và tiếp nhận góp ý
Báo cáo được xuất tự động từ GanttProject này cũng là sản phẩm đánh giá kết quả thực hành của em sau 5 bài học. Vì vậy, hãy:
Nhiệm vụ 3: Tổng kết tính ưu việt của việc sử dụng phần mềm QLDA
Yêu cầu: Thảo luận nhóm, đưa ra các đánh giá về tính ưu việt của việc sử dụng phần mềm QLDA dưới dạng một báo cáo hoàn thiện (có thể sử dụng sơ đồ tư duy hoặc bảng biểu).
Hướng dẫn:
Bước 1: Thảo luận nhóm, tổng hợp các tính năng hỗ trợ QLDA của GanttProject theo nhiệm vụ, nguồn lực và báo cáo.
Bước 2: Với mỗi tính năng, chỉ ra tác dụng và ưu điểm của tính năng đó.
Gợi ý:
Tóm lại, phần mềm QLDA cung cấp một nền tảng mạnh mẽ để quản lí, điều hành và kiểm soát các dự án một cách hiệu quả, đồng thời cải thiện khả năng cộng tác và trực quan hoá, giúp tổ chức và cá nhân đạt được mục tiêu đề ra.
Tất cả những tính năng trên giúp tăng năng suất làm việc, giảm lãng phí và đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách.
Bước 3: Thuyết trình trước lớp. Các nhóm góp ý, chia sẻ thông tin bổ sung cho nhau, hoàn thiện báo cáo tổng kết.
LUYỆN TẬP
Kết quả đầu ra của nhiệm vụ Dựng phim là dữ liệu đầu vào của nhiệm vụ Biên tập. Hãy chia sẻ dữ liệu trong thư mục Biên tập trên Google Drive với nhiệm vụ Dựng phim.
VẬN DỤNG
Thực hiện các việc sau đối với dự án Thiết kế website của lớp: