Bài 4. Quản lí tiến độ dự án

SAU BÀI HỌC NÀY EM SẼ:

Tiến độ của dự án Xây dựng video kỉ yếu lớp 12A1 sẽ thế nào nếu gần đến ngày dựng phim, mà nhiệm vụ quay phim, chụp ảnh vẫn chưa hoàn tất?

QUẢN LÍ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN VỚI GANTTPROJECT

Quản lí tiến độ dự án là quá trình theo dõi nhằm đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn. Quá trình này gồm có các bước như: Xác định tiến độ dự kiến; theo dõi thực hiện; so sánh tiến độ dự kiến với tiến độ thực tế và điều chỉnh khi cần thiết.

Một trong những công cụ hữu ích giúp các nhà QLDA trong quản lí tiến độ là biểu đồ Gantt. Đây là biểu đồ được đặt tên theo nhà QLDA người Mỹ Henry L. Gantt. Biểu đồ này đã trở thành một công cụ quan trọng trong quản lí dự án.

Trong suốt quá trình diễn ra dự án, người QLDA cần theo dõi, kiểm soát được tiến độ và phân tích tình hình thực hiện để đưa ra những điều chỉnh hợp lí tiến độ của dự án, giúp cho việc thực hiện kế hoạch không gặp trở ngại.

Biểu đồ Gantt là một biểu đồ dạng thanh, mỗi nhiệm vụ được biểu diễn bằng một thanh ngang song song với trục thời gian. Vị trí và độ dài của thanh phản ánh thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và thời lượng của nhiệm vụ.

Ở các bài trước, chúng ta đã nhắc tới biểu đồ Gantt trong giao diện của GanttProject. Hình 4.1 dưới đây là ví dụ về biểu đồ Gantt của một dự án.

Trong biểu đồ này, mỗi thanh ngang ứng với một nhiệm vụ của dự án. Phía trên mỗi thanh ngang là tên nhiệm vụ. Bên dưới thanh ngang là danh sách nhân sự thực hiện. Bên cạnh thanh ngang là tiến độ thực tế (%).

Có thể tuỳ chỉnh màu của Baseline bằng hộp thoại Edit baselines (Hình 4.2).

Tại giao diện biểu đồ Gantt của phần mềm GanttProject, người dùng có thể QLDA theo tiến độ, cụ thể:

Quan sát Biểu đồ Gantt của dự án Xây dựng Video kỉ yếu lớp 12A1 tại Hình 4.1 và cho biết:

Yêu cầu chung: Ở các bài trước, chúng ta đã thực hiện xác định danh sách các nhiệm vụ của dự án, xác định các trình tự thực hiện nhiệm vụ, xác định các mối liên hệ giữa các nhiệm vụ đó. Ta đã ước tính số ngày cần thiết cho từng nhiệm vụ.

Nhiệm vụ 1: Thiết lập các thông tin hiển thị trên biểu đồ Gantt

Yêu cầu: Tuỳ chỉnh số lượng và vị trí các thông tin trên biểu đồ Gantt theo mẫu tại Hình 4.1

Hướng dẫn:

Bước 1: Khởi động phần mềm GanttProject.

Bước 2: Mở tệp dự án Video kỉ yếu 12A1.gan.

Bước 3: Mở giao diện Biểu đồ Gantt.

Bước 5: Kiểm tra kết quả.

Nhiệm vụ 2: Điều chỉnh thời gian thực hiện nhiệm vụ trên biểu đồ Gantt

Tình huống: Nhiệm vụ Thu thập tư liệu ảnh và Thu thập tư liệu video đều hoàn thành sớm hơn một ngày so với dự kiến ban đầu, do đó cần điều chỉnh lại ngày kết thúc của hai nhiệm vụ này.

Yêu cầu: Thao tác trên phần mềm QLDA để điều chỉnh dự án theo các tình huống xảy ra trong thực tiễn.

Hướng dẫn:

Bước 1: Thiết lập Baseline.

Bước 3: Điều chỉnh ngày bắt đầu của các nhiệm vụ còn lại.

Thực hiện tương tự như Bước 2.

Bước 4: Điều chỉnh ngày bắt đầu nhiệm vụ Dựng phim.

Khác với Bước 2 và 3, yêu cầu của Bước 4 là đổi ngày bắt đầu của nhiệm vụ (sớm lên 1 ngày) nhưng không làm đổi thời gian thực hiện nhiệm vụ đó. Vì thế, cần dịch thanh nhiệm vụ về bên trái 1 nhịp.

Nhiệm vụ 3: Cập nhật tiến độ thực tế thực hiện nhiệm vụ trên biểu đồ Gantt

Yêu cầu: Cập nhật tiến độ thực hiện nhiệm vụ thực tế trên phần mềm QLDA.

Tình huống: Đến thời điểm này, nhiệm vụ Viết kịch bản đã hoàn thành 100%, cần cập nhật tiến độ nhiệm vụ này trên GanttProject.

Hướng dẫn:

LUYỆN TẬP

VẬN DỤNG

Thực hiện các việc sau đối với dự án Thiết kế website của lớp: