Bài 1. Quản lí dự án và phần mềm quản lí dự án

Chuyên đề 1. Thực hành sử dụng phần mềm quản lí dự án

SAU BÀI HỌC NÀY EM SẼ:

Em và các bạn đã từng tham gia một số dự án trong những môn học nhất định. Hãy liệt kê những công việc liên quan tới quản lí dự án (QLDA) mà em đã thực hiện. Em có nhận xét gì về vai trò của việc QLDA trong các dự án đó?

1. QUẢN LÍ DỰ ÁN VÀ SỰ HỖ TRỢ CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÍ DỰ ÁN

QLDA là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện, giám sát và đánh giá kết quả thực hiện các nhiệm vụ của dự án. Mục tiêu chính của QLDA là đảm bảo cho dự án được triển khai một cách hiệu quả, đúng thời hạn và đạt được các mục tiêu đề ra. Bên cạnh việc thực hiện các nhiệm vụ QLDA, người QLDA còn cần biết xử lí rủi ro, đảm bảo cho tất cả các bên liên quan hướng về mục tiêu chung của dự án.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm hỗ trợ QLDA và tối ưu hoá hiệu suất của nhóm làm việc. Nhìn chung, các phần mềm đều cung cấp những tính năng cơ bản theo trình tự thông thường của quy trình QLDA như tạo mới dự án, thiết lập các nhiệm vụ của dự án, phân bổ nguồn lực dự án (phân bổ nhân lực, phân bổ kinh phí, nguyên vật liệu cho các nhiệm vụ), theo dõi tiến độ và tạo báo cáo tự động. Trong số đó, có nhiều phần mềm mã nguồn mở như OpenProject, ProjectLibre, Redmine, GanttProject; hoặc phần mềm thương mại có phiên bản miễn phí như ClickUp. Với người mới bắt đầu QLDA bằng phần mềm, thì GanttProject là một lựa chọn rất đáng quan tâm. GanttProject là phần mềm QLDA đa nền tảng, có giao diện đơn giản và thân thiện. Đây là một công cụ quản lí dự án linh hoạt và hữu ích cho các dự án vừa và nhỏ, được sử dụng trên khắp thế giới. GanttProject không chỉ giúp trải nghiệm các tính năng cơ bản của QLDA một cách dễ dàng mà còn mở ra cánh cửa cho việc học hỏi và phát triển kĩ năng QLDA. Thành thạo QLDA với GanttProject, người QLDA sẽ dễ dàng chuyển đổi sang các công cụ tương tự khác trong tương lai, vừa tiết kiệm chi phí và tận dụng được sự hỗ trợ của cộng đồng mã nguồn mở. Vì những lí do trên, chuyên đề này lựa chọn GanttProject để thực hành QLDA bằng phần mềm.

b) Khám phá giao diện của phần mềm GanttProject

Hình 1.1 là hình ảnh cửa sổ làm việc của phần mềm GanttProject. Mỗi dự án tạo bởi GanttProject được lưu trữ dưới dạng một tệp có phần mở rộng là .gan. Tệp dự án đang mở tại Hình 1.1 có tên là "Video kỉ yếu 12A1.gan".

Thanh chọn chứa các nhóm lệnh để thao tác với dự án (Project), nhóm lệnh chỉnh sửa (Edit), nhóm lệnh với các nhiệm vụ (Tasks), nhóm lệnh với các biểu tượng lệnh thường dùng và khu vực làm việc chính của GanttProject.

Tại khu vực làm việc, GanttProject hỗ trợ QLDA hai giao diện chính là Biểu đồ Gantt và Biểu đồ nguồn lực.

Giao diện này gồm hai phần: bảng danh sách các nhiệm vụ và biểu đồ Gantt. Bảng danh sách nhiệm vụ gồm các cột: (1) Tên nhiệm vụ; (2) Ngày bắt đầu; (3) Ngày kết thúc; (4) Số ngày thực hiện; (5) Tỉ lệ hoàn thành; (6) Nguồn lực được phân bổ cho nhiệm vụ; (7) Chi phí phân bổ cho nhiệm vụ. Có thể tuỳ chỉnh số lượng, thứ tự hiển thị cũng như điều chỉnh độ rộng của các cột này.

Trên đây là hai giao diện làm việc chính của GanttProject với các tính năng liên quan tới quản lí các nhiệm vụ và nguồn lực của dự án. Ngoài ra, GanttProject còn cung cấp nhiều tính năng khác để hỗ trợ QLDA. Chúng ta sẽ dần khám phá các tính năng này.

Các phần mềm hỗ trợ QLDA đều có chung một số tính năng cơ bản như thiết lập và phân bổ nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và tạo báo cáo tự động.

GanttProject là một trong những phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp cho những người mới bắt đầu làm quen với QLDA bằng phần mềm.

2. THỰC HÀNH LÀM QUEN VỚI PHẦN MỀM GANTTPROJECT

Yêu cầu: Bước đầu làm quen với phần mềm GanttProject

Để sử dụng GanttProject, tải bản cài đặt phù hợp với hệ điều hành máy tính của em. Chạy tệp cài đặt và làm theo hướng dẫn. Sau khi cài đặt, trên màn hình nền xuất hiện biểu tượng của phần mềm. Chạy phần mềm GanttProject.

Chuyên đề sẽ hướng dẫn từng bước QLDA bằng phần mềm GanttProject thông qua một dự án ví dụ xuyên suốt là dự án dựng video kỉ yếu lớp 12A1. Sau khi sử dụng thành thạo các tính năng QLDA với phần mềm, em có thể vận dụng để quản lí các dự án khác.

Nhiệm vụ 1: Tạo lập dự án

Sau khi khởi động, một dự án mới được mở sẵn trên màn hình làm việc của GanttProject. Thiết lập các thông tin cho dự án này như sau:

Sau các thao tác trên, tên tệp dự án xuất hiện tại góc trên, bên trái của cửa sổ GanttProject (Hình 1.1).

Nhiệm vụ 2: Thiết lập các nhiệm vụ của dự án

Yêu cầu: Xác định danh sách các nhiệm vụ (task) của dự án và nhập vào phần mềm.

Hướng dẫn: Các nhiệm vụ cần thực hiện trong dự án Xây dựng video kỉ yếu lớp 12A1 được xác định như danh sách trong Bảng 1.1

Tên nhiệm vụ	Chú thích
Viết kịch bản	Viết kịch bản cho video kỉ yếu.
Thu thập tư liệu ảnh
Thu thập tư liệu video	Thu thập các tư liệu video cần thiết để xây dựng video.
Dựng phim	Sử dụng phần mềm làm video để xây dựng video từ các tư liệu theo đúng kịch bản.
Biên tập	Biên tập; chỉnh sửa và hoàn thiện video.
Phát hành	Sau khi video hoàn thiện, xuất bản video để phát hành

Bước 2. Chọn biểu tượng Task

Nhiệm vụ 3: Phân nhóm các nhiệm vụ

Yêu cầu: Đưa các nhiệm vụ Viết kịch bản, Thu thập tư liệu ảnh, Thu thập tư liệu video vào nhóm nhiệm vụ Chuẩn bị.

Hướng dẫn: Trong một dự án, mỗi nhiệm vụ có thể được chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn (nhiệm vụ con). Với yêu cầu của Nhiệm vụ 3, cần tạo mới nhiệm vụ Chuẩn bị với các nhiệm vụ con đã có sẵn là Viết kịch bản, Thu thập tư liệu ảnh, Thu thập tư liệu video.

Bước 2: Chọn nhiệm vụ Chuẩn bị vừa tạo.

Bước 3: Nháy chọn lệnh mũi tên lên trong nhóm lệnh đổi trình tự nhiệm vụ (Hình 1.6) để dịch chuyển nhiệm vụ này lên trên, cho đến khi nhiệm vụ này nằm ở dòng đầu tiên của Danh sách nhiệm vụ.

Bước 4: Chọn nhiệm vụ Viết kịch bản. Nháy chọn lệnh mũi tên sang phải trong nhóm lệnh đổi cấp độ nhiệm vụ.

Khi đó, trong Danh sách nhiệm vụ, dòng nhiệm vụ Viết kịch bản được dịch sang một đoạn so với nhiệm vụ Chuẩn bị (Hình 1.6). Điều này được hiểu là nhiệm vụ Viết kịch bản đã trở thành nhiệm vụ con của nhiệm vụ Chuẩn bị.

Thực hiện tương tự với các nhiệm vụ Thu thập tư liệu ảnh và Thu thập tư liệu video.

LUYỆN TẬP

Thực hiện các thao tác cần thiết để:

• Tạo mới nhiệm vụ Sản xuất và phát hành.
• Phân cấp để các nhiệm vụ Dựng phim, Biên tập và Phát hành là các nhiệm vụ con của Sản xuất và phát hành (Hình 1.6)

VẬN DỤNG

Giả sử em cần quản lí một dự án về thiết kế website cho lớp. Tạo lập dự án đó bằng phần mềm GanttProject và nhập vào danh sách các công việc của dự án:

Gợi ý: Danh sách các nhiệm vụ của dự án thiết kế website gồm: Thu thập yêu cầu, Thiết kế giao diện, Phát triển trang web, Kiểm thử và đánh giá, Triển khai và duy trì.